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Ultimo Aggiornamento 27-02-2010

Notizie:

Archiviazione ottica e conservazione sostitutiva

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Per una definizione del termine dematerializzazione

 

determinazione

Il termine “dematerializzazione” ha fatto la sua prima apparizione durante gli anni 80 nel settore finanziario, con particolare riferimento ai titoli di credito al fine di superarne la fisicità e consentire forme di circolazione virtuali.

 

Il termine “dematerializzazione” ha fatto la sua prima apparizione durante gli anni 80 nel settore finanziario, con particolare riferimento ai titoli di credito al fine di superarne la fisicità e consentire forme di circolazione virtuali.
Da allora è entrato a far parte del lessico giuridico (vedi: articolo 10 legge 17 dicembre 1997 n. 433; titolo V decreto legislativo 24 giugno 1998 n. 213) fino ad arrivare all’articolo 42 decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 (Codice dell’Amministrazione digitale) con il quale il termine dematerializzazione viene usato per i documenti e gli atti cartacei delle pubbliche Amministrazioni identificando la progressiva perdita di consistenza fisica da parte degli archivi, tradizionalmente costituiti da documentazione cartacea, all’atto della loro sostituzione con documenti informatici. In questo senso il concetto di “dematerializzazione” si può considerare come l’estensione alla P.A. della generale tendenza, invalsa nel settore privato, dell’uso degli strumenti ICT per il trattamento automatizzato dell’informazione nei processi produttivi.

Oggi si può correttamente sostenere che questo termine definisce il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata all’interno delle strutture amministrative pubbliche e private e la sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico a cui la normativa statale fin dal 1997 (articolo 15 comma 2 legge 15 marzo 1997 n. 59) ha confermato pieno valore giuridico.

Il tema della dematerializzazione della documentazione prodotta nell’ambito dell’attività della pubblica amministrazione rappresenta attualmente uno degli elementi di rilievo all’interno dei processi di riforma della gestione dell’attività amministrativa in ambiente digitale e costituisce una delle linee di azione maggiormente significative ai fini della riduzione della spesa pubblica, in termini sia di risparmi diretti (carta, spazi, ecc.) sia di risparmi indiretti (tempo, efficienza, ecc.). I processi di gestione cartacea dei documenti, infatti, sono caratterizzati da eccessiva onerosità, difficoltà di condivisione e archiviazione, mancanza di trasparenza, tempi di ricerca elevati, facilità di errori, smarrimenti, perdite ed altre più o meno costose inefficienze.

Attività del settore

 

Normativa di riferimento

 

 

Materiale informativo e pubblicazioni

 

  • Libro bianco sulla dematerializzazione - PDF

  • "I Quaderni CNIPA" n. 24 (aprile 2006) - PDF

  • Conservazione alternativa dei documenti

  • Dematerializzazione dei documenti: idee per un percorso - (PDF)

  • Codice dell’Amministrazione digitale: problemi e prospettive archivistiche - (PDF)

 

Conservazione dei documenti informatici

1. Provvedimenti di carattere generale

 

  1. Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, art. 10, comma 2 - “Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell’articolo 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137.”

    G.U. 24 febbraio 2004, n. 45 - Supplemento Ordinario n. 28
    PDF - RTF

  2. G.U. 27 aprile 2004, n. 98 <!-- @page { margin: 2cm } P { margin-bottom: 0.21cm } A:link { color: #0000ff } -->PDF - RTFDecreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 6 dicembre 1996, n. 694 - “Regolamento recante norme per la riproduzione sostitutiva dei documenti di archivio e di altri atti dei privati.”
    G.U. 5 febbraio 1997, n. 29
    PDF - RTF

    Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 gennaio 2004 - “Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici.”Legge 24 dicembre 1993, n. 537, art. 2, comma 15 e art. 6 - “Interventi correttivi di finanza pubblica.”
    G.U. 28 dicembre 1993, n. 303 - Supplemento Ordinario n. 121

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    1. Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 11 settembre 1974 - “Norme per la fotoriproduzione sostitutiva dei documenti di archivio e di altri atti delle pubbliche amministrazioni.”
      G.U. 25 novembre 1974, n. 306
      PDF - RTF

    2. Principali disposizioni di conservazione della documentazione in materia tributaria

     

    1. Circolare 19 ottobre 2005, n. 45 dell’agenzia delle entrate - “Decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52 - attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA.”
      PDF - RTF

    2. Decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52 - “Attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA.”
      G.U. 28 febbraio 2004, n. 49
      PDF - RTF

    3. Decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 23 gennaio 2004 - “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto.”
      G.U. 3 febbraio 2004, n. 27
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    4. Decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 17 maggio 2002, n. 127 - “Regolamento recante disciplina delle modalità di pagamento dell’imposta di bollo dovuta sulle domande, le denunce e gli atti che le accompagnano, presentate all’Ufficio del registro delle imprese in via telematica, nonché la determinazione della nuova tariffa dell’imposta di bollo dovuta su tali atti.”
      G.U. 2 luglio 2002, n. 153
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    5. Decreto del Presidente della Repubblica 5 ottobre 2001, n. 404 - “Regolamento recante disposizioni in materia di utilizzo del servizio di collegamento telematico con l’Agenzia delle entrate per la presentazione di documenti, atti e istanze previsti dalle disposizioni che disciplinano i singoli tributi nonché per ottenere certificazioni ed altri servizi connessi ad adempimenti fiscali.”
      G.U. 16 novembre 2001, n. 267
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    6. Decreto del Presidente della Repubblica 22 luglio 1998, n. 322 - “Regolamento recante modalità per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all’imposta regionale sulle attività produttive e all’imposta sul valore aggiunto, ai sensi dell’articolo 3, comma 136, della legge 23 dicembre 1996, n. 662. ”
      G.U. 7 settembre 1998, n. 208
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    3. Principali disposizioni in materia di conservazione della documentazione concernente la tenuta dei libri paga e matricola

     

    1. Circolare del Ministro del lavoro e delle politiche sociali 20 ottobre 2003, n. 33, concernente il decreto ministeriale del Ministro del lavoro e delle politiche sociali 30 ottobre 2002 - “Modalità applicative per la tenuta dei libri paga e matricola.” ;
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    2. Decreto del Ministro del lavoro e delle politiche sociali 30 ottobre 2002 - “Modalità applicative per la tenuta dei libri paga e matricola.”,
      G.U. 2 dicembre 2002, n. 282
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    4. Principali disposizioni in materia di conservazione della documentazione sanitaria

     

    1. Decreto del Ministro della sanità 14 febbraio 1997 - “Determinazione delle modalità affinché i documenti radiologici e di medicina nucleare e i resoconti esistenti siano resi tempestivamente disponibili per successive esigenze mediche, ai sensi dell’art. 111, comma 10, del d.lgs. 17 marzo 1995, n. 230.”
      G.U. 11 marzo 1997, n. 58
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    5. Principali disposizioni vigenti nell’ambito della giurisdizione civile, amministrativa e contabile

     

    1. Decreto del Ministro della giustizia 14 ottobre 2004, artt. 21, 29 e capo VII - “Regole tecnico-operative per l’uso di strumenti informatici e telematici nel processo civile.”
      G.U. 19 novembre 2004, n. 272
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    2. Decreto del Presidente della Repubblica 13 febbraio 2001, n. 123 - “Regolamento recante disciplina sull’uso di strumenti informatici e telematici nel processo civile, nel processo amministrativo e nel processo dinanzi alle sezioni giurisdizionali della Corte dei conti.”
      G.U. 17 aprile 2001, n. 89
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    6. Principali disposizioni emanate dal Ministero dell’interno

     

    1. Legge 28 febbraio 2001, n. 26, art. 2 - quater - “Conversione in legge, con modificazioni, del decreto-legge 27 dicembre 2000, n. 392, recante disposizioni urgenti in materia di enti locali.”
      G.U. 1 marzo 2001, n. 50
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    2. Decreto del Presidente della Repubblica 3 novembre 2000, n. 396, art. 10 - “Regolamento per la revisione e la semplificazione dell’ordinamento dello stato civile, a norma dell’articolo 2, comma 12, della legge 15 maggio 1997, n. 127.”
      G.U. 30 dicembre 2000, n. 303
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Risorse